La rivoluzione silenziosa

Protocollo informatico e gestione dei flussi documentali per una Pubblica Amministrazione a servizio del cittadino

di Angela Attolico

Negli ultimi anni, la Pubblica Amministrazione ha vissuto un’intensa stagione di riforme e quasi tutti gli Enti pubblici si sono muniti di un sito web ed hanno acquisito la consapevolezza dei benefici connessi ai nuovi strumenti tecnologici. In seguito, con il bando sull’e-government e la direttiva Stanca ai Ministri, è divenuta impellente la fornitura di servizi di qualità ai cittadini e alle imprese; sono cresciuti gli investimenti, anche in materia di formazione on-line; e, si sono diffusi i sistemi di rete interna e le interazioni tra le Amministrazioni pubbliche. L’obiettivo perseguito: far in modo che i sistemi di protocollo informatico, la gestione documentale ed il workflow possano diventare indispensabili, garantendo procedure di lavoro più efficienti ed un miglioramento dei servizi offerti al cittadino e alle imprese.

Questi i presupposti alla base del convegno promosso dal Forum P.A., svoltosi lo scorso lunedì 8 aprile, riservato agli operatori e al management pubblico, per discutere degli strumenti tecnici e culturali dell’Information and Communication Technology (ICT); e, in particolare, della gestione del protocollo informatico, dell’utilizzo della posta elettronica e della firma digitale.

I lavori sono stati introdotti e coordinati da Carlo Mochi Sismondi, direttore generale del Forum P.A., che è un progetto integrato di comunicazione per promuovere un confronto diretto ed efficace tra P.A. centrali e locali, imprese e cittadini, sul tema della qualità dei servizi e dell’efficienza dell’azione pubblica (la XIII edizione si terrà presso la Fiera di Roma, in data 6-10 maggio p.v.).

 Tra gli ospiti di rilievo, Paolo Vigevano, Consulente del Ministro per l’innovazione e le tecnologie; e Carlo Batini, Presidente dell’Autorità per l’Informatica nella P.A. (AIPA). L’AIPA ha istituito un sito per la realizzazione del protocollo informatico e la gestione elettronica dei documenti e si concretizza sia nelle attività di formazione, che nella realizzazione di un sito dedicato al Sistema Informativo di supporto all’Automazione del Protocollo (Siap), quale strumento per la condivisione di informazioni e documenti tra le amministrazioni; oltre ad ospitare un forum di discussione, moderato dall’Autorità.

La prima parte dell’incontro si è completata con la relazione esposta da Roberto Cicciomessere, Presidente di Agorà telematica. “Internet serve a rendere più efficienti e meno costosi i processi; soddisfa il cliente, migliorando il livello del servizio; e rende più competitive l’azienda e l’organizzazione”. Tra le molteplici missioni portate a buon fine, una delle più innovative, citate dal Presidente, consiste nel consentire al cliente di conoscere, in ogni momento, la collocazione di un pacco inviato, mediante sistemi di workflow, dando numero di pratica, e password o firma digitale; mentre, nell’ambito della P.A. ci si propone di agire, in modo più incisivo, nei settori contabilità; gestione stpendi e personale; e riscossione tributi. Per il sistema informativo della P.A. risultano di  fondamentale importanza sia la gestione documentale,  che la posta elettronica certificata.

La seconda parte dell’incontro ha visto la partecipazione di Stefano Rasi, responsabile commerciale di Postecom. Il Gruppo Poste Italiane, che garantisce il servizio universale postale e dei pagamenti su tutto il territorio nazionale, mediante una rete di 14mila uffici postali, nel ’99 ha dato vita a Postecom, con l’intento di offrire molteplici servizi on line; il successo riscosso è stato tale da garantire una crescita annua del 189%, con 300mila utenti registrati e 700mila visitatori unici del sito, tanto da poter dire che si tratta del primo sito web nella categoria e-government.

E la discussione continua. “Tra i dieci obiettivi del governo c’è l’erogazione di servizi on line; l’evoluzione degli enti territoriali come front-office della P.A.; ed il possesso di una rete integrata per gli strumenti di backoffice” – una dichiarazione di Roberto Bettacchi, Direttore Bussiness Unit P.A. di Agorà telematica, un Web System Integrator, ovvero un fornitore globale di servizi ed applicazioni internet, in grado di coprire le molteplici esigenze delle imprese e delle organizzazioni impegnate a trasferire la propria operatività sulla rete. In collaborazione con il Censis, Agorà ha anche sviluppato il metodo ARPA, Analisi delle Reti delle P.A.

Segue, Gianni Dominici, Consigliere delegato di Atenea, nata dalla collaborazione tra Agorà e Censis, per trasferire contenuti e conoscenze tramite internet. Nell’ambito dell’e – government, Atenea partecipa attivamente alla realizzazione del Piano, sostenendo gli Enti pubblici con attività formative: di alfatetizzazione, specializzazione, realizzazione di comunità di pratica e corsi basati sul metodo ARPA, di analisi dei siti della P.A. (“La gestione informatica della documentazione amministrativa” è il nuovo corso curato da Atenea. Per inf. www.atenea.it).

Il convegno si è chiuso con l’intervento di Carmelo Leonardis, Sales Director Finance and Public Service di Oracle Italia. Egli ha spiegato la composizione di un protocollo informatico, come application server, document management e data base. Un insieme di elevata complessità, fatto di troppi componenti da integrare, gestire e manutenere, che ha richiesto l’intervento della Oracle nella semplificazione della struttura organizzativa.